Để làm việc nhóm một cách hiệu quả

Để làm việc nhóm một cách hiệu quả Làm việc nhóm đang ngày càng trở nên phổ biến bởi tính hiệu quả của nó khi triển khai các công việc bởi nó có thể tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, chia sẻ những hiểu biết chung về cùng một vấn đề đang thực hiện. Các nhóm có thể được hình thành một cách chính thức (các nhóm có tổ chức, cố định để thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng) hoặc không chính thức (nhóm lại với nhau để làm việc theo vụ việc). Thực tế cho thấy, dù là chính thức hay không chính thức, khi làm việc theo nhóm, việc xảy ra những xung đột là không thể tránh khỏi bởi mỗi người đều có quan điểm riêng, tính cách riêng, vì thế vai trò của trưởng nhóm cần được đề cao và người trưởng nhóm phải luôn hướng tới kết quả cuối cùng để phối hợp và quản lý. Để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, hay nói cách khác, để tạo ra sự “cộng hưởng” là không đơn giản và cần phải có những nỗ lực và thời gian nhất định. Những kỹ năng sau có thể giúp tăng hiệu quả của các nhóm làm việc. 1. Tạo sự đồng thuận Những buổi họp chung là cách tốt để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức. Song, các buổi họp này sẽ chỉ hiệu quả khi: • Mọi thành viên của nhóm đều thống nhất về việc phải nhắm tới. • Ấn định được các mục tiêu khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện. • Phổ biến trước các mục tiêu cho các thành viên để mọi người đều định hình được mục tiêu của buổi họp • Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng. 2.Thiết lập các mối quan hệ của nhóm với các bộ phận có liên quan Mọi nhóm làm việc đều cần có sự hỗ trợ của các bộ phận có liên quan. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: • Người giao việc và chỉ đạo công việc của nhóm (không phải là trưởng nhóm) • Các phòng ban có liên quan • Bộ phận quản lý tài chính của nhóm 3. Khuyến khích óc sáng tạo Nhìn chung mọi người đều muốn làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của mình. Song điều này là một bất lợi khi làm việc nhóm bởi điều này sẽ khiến nhóm của bạn bị phân lớp. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo bằng khuyến khích các thành viên nêu quan điểm và ý tưởng của mình, tạo nên tính đa dạng của các ý tưởng để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. Tuy nhiên, để làm được như vậy, đòi hỏi có người trưởng nhóm có được kiến thức và nghệ thuật tổ chức thì mới “lái” được buổi họp để mở ra một hướng đi. Nghệ thuật này là ghi chép mọi ý kiến lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi. Những điểm cần ghi nhớ khi tiến hành là: • Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”. • Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. • Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp. • Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá. • Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo. • Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra. 4. Học cách ủy thác Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành. Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, cho họ quyền chủ động và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu. Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó. Khi ủy thác, cần cân nhắc và nhận diện người được ủy thác: • Có khả năng và muốn thực hiện: Đây là trường hợp gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm. • Có khả năng nhưng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ. • Thiếu khả năng và muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm. • Thiếu khả năng và không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này chắc chắn là hỏng việc. 5. Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. 6. Cần linh hoạt Tạo ra sự linh hoạt trong làm việc nhóm để mỗi thành viên đều có thể phát huy vai trò của mình chí ít cũng như người khác. Khi đã được phân công, cần cho phép các thành viên có được sự chủ động trong triển khai các công việc của nhóm theo phương cách hiệu quả nhất của mình và sự phân công phải thống nhất và rõ ràng từ đầu đến khi hoàn thành công việc. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành. Trịnh Thanh Huyền (sưu tầm và biên soạn) Theo kynang