7 sai lầm cần tránh khi bắt đầu công việc

Bạn thở phào nhẹ nhõm khi tìm được công việc mong muốn. Tuy nhiên, đừng vội tự mãn bởi tất cả mới chỉ là bắt đầu.

 

Sai lầm có thể xảy ra từ những ngày đầu tiên và khiến bạn phải sớm từ bỏ công việc “trong mơ” của mình.

 

Để không rơi vào tình huống đó, hãy tránh bảy sai lầm dưới đây khi bắt đầu công việc:

 

Phớt lờ văn hóa công sở

 

Donna Farrugia - giám đốc điều hành CreativeGroup.com, chia sẻ: "Công ty chúng tôi đã thăm dò ý kiến của 250 người làm việc trong lĩnh vực quảng cáo và marketing về thách thức lớn nhất khi bắt đầu công việc và 40% trong số họ nói rằng đó là thích nghi với văn hóa công sở". Điều này cho thấy tầm quan trọng của khả năng nắm bắt và làm quen với những quy tắc, cả thành văn lẫn bất thành văn, ở môi trường làm việc mới.

 

 

Farrugia đưa ra lời khuyên: “Hãy đến cơ quan sớm 30 phút và ra về muộn hơn một chút để quan sát cách mọi người cư xử, hành động - khi họ uống cà phê, ăn trưa, nói chuyện, hay cách kết thúc ngày làm việc… Tóm lại, bạn nên quan sát mọi thứ xung quanh và bắt nhịp cùng với chúng".

 

Kiêu ngạo

 

“Nhiều nhân viên thường tự mãn với năng lực của bản thân, rằng mình là người có nhiều kinh nghiệm hay tốt nghiệp đại học ở nước ngoài. Họ mang tư tưởng này vào công việc, coi mình như “vị cứu tinh” cho công ty và khăng khăng làm việc theo ý của mình mà phớt lờ những quy tắc hay đồng nghiệp” - Sue Edwards, chuyên gia tư vấn nghề nghiệp và chủ tịch Công ty Development by Design, cho biết.

 

Với thái độ như vậy, bạn sẽ nhanh chóng tạo ấn tượng xấu với mọi người, đồng thời không thể phát triển bản thân. Thay vào đó, hãy lắng nghe và học hỏi. Dành thời gian để tìm hiểu về công ty và quy trình của từng hoạt động trước khi đưa ra ý kiến của riêng mình.

 

Rụt rè

 

Đối lập với kiêu ngạo là sự xấu hổ, rụt rè. Tính cách này có thể khiến mọi người khó tiếp cận và dần dần không muốn giao tiếp với bạn. Thay vào đó, hãy tích cực xây dựng mối quan hệ ngay từ những ngày đầu tiên. Edwards khuyên bạn nên "dành thời gian để nói chuyện cởi mở, thoải mái với đồng nghiệp về những chủ đề thông thường ngoài công việc. Đây cũng là cách bạn học về văn hóa công sở nhanh và hiệu quả hơn”. 

 

 

Không xác định kỳ vọng của công ty

 

Khi không biết điều gì đang chờ đợi mình, bạn sẽ không biết cách thể hiện cho tốt. Bạn nên gặp sếp trực tiếp của mình để thảo luận trách nhiệm ở vị trí của mình. Hãy tìm hiểu rõ ràng về kỳ vọng của công ty về bạn, những ưu tiên, cách đánh giá hiệu quả công việc, phần thưởng khi bạn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ… 

 

Không nhận lỗi

 

Ai cũng có lúc phạm sai lầm và người mới có thể mắc phải nhiều hơn. Nhưng lỗi lớn nhất của bạn là cho rằng sẽ không ai nhận ra nếu mình không nhận lỗi. Thật ra, khi bạn là nhân viên mới, mọi con mắt trong văn phòng sẽ để ý tới từng hoạt động của bạn. Vì vậy, đừng che giấu mà hãy thẳng thắn nhận lỗi, sửa sai, rút ra bài học và tiếp tục cố gắng.

 

Bảo thủ

 

Bảo thủ cũng là một sai lầm phổ biến khi bắt đầu công việc mới. Có thể bạn đã quen với cách thức mình thường thực hiện và khăng khăng làm như vậy ở môi trường mới. Nhưng mỗi nơi có những quy định và cách thực hiện khác nhau. Bạn nên “nhập gia tùy tục”, giữ tư tưởng cởi mở, tìm hiểu chính xác và đầy đủ những nguyên tắc ở công ty mới, từ đó điều chỉnh phong cách làm việc của mình cho phù hợp.

 

Không hỏi ý kiến đánh giá

 

Bạn không nên chờ bản đánh giá hiệu quả công việc tới sáu tháng hay một năm để biết mình làm việc ra sao. Như vậy, bạn sẽ không biết cách phát triển bản thân. Thay vào đó, hãy nói chuyện với cấp trên sau một tháng làm việc, bàn luận với anh/cô ấy về những việc bạn làm tốt, chưa tốt, cách cải thiện và những khó khăn khi làm việc…

Theo TTO

Read more »

13 mẹo quản lý thời gian

13 mẹo quản lý thời gian Ảnh: Minh họa Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Nếu thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này. Tất cả mọi người đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu vào công việc. Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Bài viết sau, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn. Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra 1. Lên danh sách việc cần làm Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, laptop, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái. 2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra. 3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao? Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình. Tránh lãng phí thời gian 4. Tận dụng thời gian thông minh Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai... 5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”. 6. Tránh bị ngắt quãng công việc Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác. Luôn đảm bảo tiến độ công việc 7. Cộng tác và hợp tác. Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 28 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 25. 8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi. 9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước. Duy trì mục tiêu của bạn 10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới. 11. Biết lựa chọn công việc tham gia Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích và tận dụng tối đa được các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc. Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì. 12. Đừng trì hoãn việc gì Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy”. Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu trước công việc. Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại. 13. Biết tự thưởng bản thân Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một công việc... Tận dụng thời gian để thành công Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc. Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình. Hiểu Lan (Sưu tầm và biên soạn)

Read more »

Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;

M-Measurable: Đo lường được;

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;

R-Realistic: Thực tế, không viển vông;

T-Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu, vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo lường được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng.

2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 366 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy, có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viên có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giữa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái quan trọng và cái khẩn cấp đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Hiểu Lan
Theo NQ Center

Read more »

Các kỹ năng quản lý thời gian

Ai trong chúng ta cũng được tạo hóa ban cho một tài sản quý báu hơn vàng - đó chính là 1440 phút/ngày. Tạo hóa vốn công bằng, quỹ thời gian ai cũng như ai song không phải ai cũng thành đạt, ai cũng giàu có. Sự khác biệt rất lớn nằm ở chính việc sử dụng thời gian đó như thế nào?

Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của mình rất tiết kiệm những chúng ta lại không sử dụng thời gian như vậy. Chúng ta luôn nghĩ sao cho tối ưu trong việc tiêu tiền, nhưng với thời gian thì không. Chúng ta lãng phí thời gian của mình như vậy thì hỏi còn đâu thời gian để học tập và làm những việc quan trọng??? Sai lầm lớn nhất của họ là luôn tưởng rằng mình có đủ thời gian để làm tất cả những việc gọi là quan trọng. Nhưng cứ làm việc theo kiểu “đánh trống bỏ dùi”, “buông quăng bỏ vãi” như thế thì chẳng có việc gì chúng ta làm đạt được kết quả.

Vì vậy chúng ta phải có một kế hoạch để thực hiện và thay đổi thói quen đó bây giờ cũng chưa muộn:

1. Liệt kê các công việc vào buổi sáng hằng ngày.

Liệt kê các công việc cần làm trong ngày ra một tờ giấy hoặc trên máy vi tính cũng được. Lưu ý chỉ cần liệt kê ra và chưa vội sắp xếp vội vì nếu như thế thì chúng sẽ rất bị rối trong việc nên làm việc gì và không nên làm việc gì. Não chúng ta không thể làm một lúc nhiều việc được.

2. Xác định công việc ưu tiên.

Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên

3. Xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc.

Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc. Và một điều rất quan trọng là các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì làm thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể. Hãy tách thời gian ra những khoảng thời gian nhỏ để tận dụng tối đa nó.

4. Tập cho mình tính kỷ luật.

Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ... dạo chơi. Cuối cùng chúng nên tập cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của người thành đạt!

Thế anh: Phòng QLKH & HTQT
Sưu tầm và biên soạn
Nguồn: http://www.saga.vn

Read more »

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

Giao tiếp là một trong những kỹ năng rất quan trọng vì nó giúp bạn tăng cường những mối quan hệ không chỉ tốt cho cá nhân bạn mà còn tốt cho công việc và công ty của bạn. Để làm được điều này, bạn nên:

Hiểu rõ quan điểm của chính bạn

Nếu bạn muốn nói chuyện thật thuyết phục, trước tiên bạn phải biết là bạn đang nói về điều gì. Hiểu rõ quan điểm của bản thân, biết rõ điều cần nói bạn mới có thể có được một cuộc thương thuyết thành công theo ý muốn.

Hiểu đối tác

Cần phải hiểu rõ người mà bạn đang nói chuyện, họ thích và không thích điều gì. Bạn không thể lấy lòng người khác khi không biết họ muốn nghe những gì. Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong ngoại giao là luôn cố gắng nói những điều người khác muốn nghe.

Sử dụng tốt ngữ điệu

Dù là nói chuyện với những người lạ hay người quen, bạn bè hay đối tác, những ngữ điệu của bạn cũng sẽ giúp bạn truyền tải những gì mà bạn muốn nói. Những ngữ điệu trong khi nói chuyện cũng sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái và thú vị hơn khi lắng nghe những gì bạn nói. Ngoài ra, ngữ điệu cũng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Ánh mắt

Nhìn thẳng một cách thể hiện sự tự tin của bạn. Điều đó cho thấy bạn là con người ngay thẳng và đáng tin cậy. Không những thế, cử chỉ này cũng là một biểu hiện tôn trọng người nghe và làm cho họ cảm thấy bạn đánh giá cao sự hiện diện của họ.

Trang phục

Cách ăn mặc cũng góp phần quan trọng trong việc giao tiếp của bạn. Hãy đảm bảo là bạn luôn gọn gàng, lịch sự thì mới có thể tự tin đứng trước mặt mọi người trình bày vấn đề của bạn. Đứng thẳng, nói chuyện rõ ràng và tự nhiên cũng là những điểm nên chú ý khi nói chuyện với người khác.

Đừng thao thao bất tuyệt

Bất kể khi bạn đang bàn bạc công việc, hay nói chuyện gì đó với những người xung quanh, đừng bao giờ nói thao thao mà chẳng để cho người khác có cơ hội chen vào. Hãy khuyến khích mọi người cùng đặt câu hỏi và bày tỏ quan điểm của mình. Có như vậy, cuộc nói chuyện của bạn mới thực sự đạt kết quả.

Nguyễn Thế Anh – Phòng QLKH & HTQT
Sưu tầm và biên soạn: Theo eHow

Read more »

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại Ảnh: Minh họa Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta. Sau đây xin giới thiệu một số kỹ năng cơ bản giao tiếp qua điện thoại. Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những điều sau đây: - Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất. - Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn. - Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, … - Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng. - Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác. - Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người. - Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn. - Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói. - Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích! Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói: Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại. Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng. Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn. Đừng nói quá to, cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy. Hiểu Lan Theo Kynang

Read more »

Kỹ năng giao tiếp trong công sở

Kỹ năng giao tiếp trong công sở Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc: Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn" Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"! "Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"? Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 7 giờ 30. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lý do của quy định này. Lắng nghe rồi mới đánh giá Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn. Thông tin đơn giản và dễ hiểu Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp. Tiếp nhận phản hồi Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn. Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó. Hiểu Lan Theo Kynang

Read more »

Nghệ thuật đàm phán hiệu quả

Một trong những kỹ năng không thể thiếu được trong kinh doanh, đặc biệt là đối với những nhà lãnh đạo là kỹ năng đàm phán . Đàm phán có thể hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan điểm của mình đến cùng. Song không hẳn mọi sự cố gắng đều đưa đến những kết quả như mong muốn bởi để đàm phán một cách hiệu quả là cả một nghệ thuật. Và để nghệ thuật thăng hoa, đòi hỏi phải có những kỹ năng cần thiết trong đàm phán, đó là:

Nêu rõ quan điểm

Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra được những yêu cầu của mình một cách dứt khoát. Đồng thời, cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết.

Trao đổi thẳng thắn

Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua.

Hiểu rõ giá trị vấn đề

Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi.

Chuẩn bị kỹ càng

Cổ nhân đã có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết được những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa một chút nào. Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành.

Thận trọng trước yêu sách của đối phương

Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành thực bày tỏ những điều quan tâm của họ.

Làm chủ được mình

Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn đang đàm phán. Cố gắng không để hành vi đối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt. Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối.

Đừng nên lùi bước

Ngay dù trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho đối phương đòi hỏi thêm. Hãy tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác động tiêu cực đến quan điểm của bạn.

Tìm hiểu văn hoá

Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và sự kiên nhẫn cần thiết.

Tiếp cận vấn đề rộng hơn

Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế để tái giải quyết vấn đề.

Không ngừng sáng tạo

Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đừng ngại đề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận.

Nguyễn Thế Anh – Phòng QLKH & HTQT
Sưu tầm và biên soạn
Nguồn: www.royal.vn

Read more »

6 kỹ năng giải quyết vấn đề

Là một nhà quản lý, hàng ngày bạn phải tiếp cận và xử lý vô vàn những vấn đề trong công việc, trong gia đình và ngoài xã hội. Có bao giờ bạn thấy mệt mỏi và bị stress vì cứ phải gặp những vấn đề lặp đi lặp lại, từ những vụ việc đơn giản đến phức tạp?

Nếu bạn đã và đang trong hoàn cảnh vừa nêu, thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại mình và hãy trang bị cho mình kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết của một nhà quản lý.

Trong thời buổi hội nhập kinh tế hiện nay, thị trường không ngừng thay đổi, tạo ra một áp lực cho nhà quản lý phải đối phó với các vấn đề muôn hình vạn trạng và thường là trong tình thế khẩn trương. Chính tình thế khẩn trương này làm cho nhà quản lý nhiều khi đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt.

Điều này không những ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh mà còn kéo theo sự lo lắng của nhiều người khác, thậm chí làm nảy sinh hàng loạt vấn đề khác mà hậu quả của nó thì khó ai có thể lường trước được.

Sau đây là 6 phương pháp nhằm giúp nhà quản lý tháo gỡ vấn đề này

1. Nhận ra vấn đề:

Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:

Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.

Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.

3. Hiểu vấn đề:

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

4. Chọn giải pháp:

Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

5. Thực thi giải pháp:

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v...

6. Đánh giá:

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.

Và đừng quên hướng cho nhân viên của bạn về kỹ năng này, vì họ chính là cánh tay phải giải quyết vấn đề khi bạn vắng mặt đấy

Nguyễn Thế Anh (sưu tầm)
Nguồn: http://www.Bacninh.gov.vn

Read more »

Các căn cứ phân loại khách hàng

Do hạng mục kinh doanh của doanh nghiệp khác nhau nên định nghĩa đối với khách hàng cũng không giống nhau, đồng thời trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, số lượng khách hàng cũng không ngừng tăng lên. Căn cứ vào tiêu chuẩn khác nhau để tiến hành phân loại khách hàng sẽ có lợi cho các hoạt động phục vụ khách hàng của doanh nghiệp. Bạn có thể nghiên cứu giải pháp mô tả chi tiết dưới đây để nắm rõ những phương pháp cụ thể phân loại khách hàng.

Căn cứ vào nguồn lợi khách hàng đem lại

- Khách hàng siêu cấp: Khách hàng hiện hữu (là những khách hàng có mối quan hệ trên một năm hoặc đã từng giao dịch với doanh nghiệp). Căn cứ vào lợi nhuận để xếp thứ tự thì những khách hàng đem lại trên 5% lợi nhuận cho doanh nghiệp được gọi là khách hàng siêu cấp.

- Khách hàng lớn: Những khách hàng tiếp theo chiếm dưới 4% trong khách hàng hiện có được gọi là khách hàng lớn. Khách hàng siêu cấp và khách hàng lớn có thể đem lại giá trị rất lớn cho doanh nghiệp nhưng số lượng lại không nhiều bằng khách hàng vừa và nhỏ, hơn nữa giá trị này chỉ thực hiện được trong tương lai.

- Khách hàng vừa: 15% trong số khách hàng hiện có gọi là khách hàng vừa. Khách hàng này không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp như khách hàng lớn nhưng khách hàng này đem lại giá trị thực tại rất lớn cho doanh nghiệp.

- Khách hàng nhỏ: 80% còn lại trong số khách hàng hiện hữu là khách hàng nhỏ. Giá trị mà khách hàng nhỏ đem lại cho công ty là rất ít, trong khi số lượng khách hàng thì lại lớn, tính lưu động cũng rất lớn, vì thế lợi nhuận tiềm ẩn rất nhỏ.

- Khách hàng phi tích cực: Là những khách hàng trong vòng một năm trở lại đây không đem lại thu nhập cho doanh nghiệp nhưng trước đây đã từng mua hàng hoá hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Họ có thể là khách hàng trong tương lai của doanh nghiệp.

- Khách hàng tiềm năng: là những khách hàng tuy từ trước đến nay chưa từng mua sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp nhưng họ đã bước đầu tiếp xúc và có nhu cầu mua hàng hoá của doanh nghiệp.

Căn cứ vào tiêu chuẩn tính chất khác nhau của khách hàng:

- Khách hàng là doanh nghiệp và khách hàng là cá nhân

- Khách hàng là các cửa hàng bán buôn, các cửa hàng kinh doanh tiêu thụ và người tiêu dùng cuối cùng.

- Khách hàng là doanh nghiệp mô hình lớn, vừa và nhỏ.

- Khách hàng lả doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trung ương, địa phương.

Căn cứ vào khu vực sở tại:

- Căn cứ vào khu vực sở tại có thể chia thành: khách hàng bản địa, khách hàng ngoại tỉnh và khách hàng quốc tế…

- Căn cứ vào vùng trực thuộc có thể chia thành khách hàng thành phố, khách hàng thị trấn và khách hàng nông thôn.

Căn cứ vào giai đoạn bán hàng:

Theo định nghĩa truyền thống thì khách hàng là bên có nhu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ, cùng với sự coi trọng công tác phục vụ sau bán hàng và sự phát triển các hình thức khách hàng trên thị trường, các doanh nghiệp ngày nay ngày càng chú trọng duy trì khách hàng vốn có và mở rộng những khách hàng tiềm năng. Vì thế, doanh nghiệp có thể căn cứ vào sự khác nhau của giai đoạn trước, trong và sau khi bán hàng để phân loại thông tin khách hàng: thông tin khách hàng tiềm năng, thông tin khách hàng hiện thời và thông tin khách hàng trước đây.

Căn cứ theo mối quan hệ của khách hàng với công ty:

- Khách hàng trung thành: Là khách hàng trung thành với sản phẩm của công ty nhưng khả năng bán hàng không lớn.

- Khách hàng tăng trưởng mạnh: Là khách hàng có khả năng bán hàng lớn.

- Khách hàng không có tiềm năng: Là những khách hàng vốn có của công ty nhưng bán hàng chậm và không thấy sự phát triển trong tương lai.

- Khách hàng cần quan tâm và chăm sóc

Hiểu Lan
Theo Ehow

Read more »

Kỹ năng bán hàng qua thực tiễn

Thảo luận về những sai lầm của người bán hàng, có một vài chia sẻ về kinh nghiệm trên thực tế mà đa số những người bán hàng tài ba đang áp dụng trong công việc hàng ngày và thấy có hiệu quả. Nó có thể đúng với tôi, nhưng cũng có thể không đúng với các bạn, nhưng nhìn chung nó phù hợp và có hiệu quả. Xin chia sẻ những kinh nghiệm thực tế về kỹ năng của người bán hàng như sau:

Một là, Người xưa có câu “Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng” câu nói này áp dụng vào kinh doanh cũng không sai một chút nào. Người bán hàng phải hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ mà công ty mình đang cung cấp, những ưu việt cũng như những hạn chế của sản phẩm đó. Quan trọng không kém là bạn cũng phải biết thật rõ sản phẩm của các đối thủ trực tiếp đang cạnh tranh với bạn.

Hai là, Phải quan tâm thực sự tới những yêu cầu của khách hàng cũng như những mong muốn, kỳ vọng của họ khi sử dụng sản phẩm từ đó mới quyết định hàng vi lựa chọn để mua sản phẩm.

Ba là, Phải đưa ra những giảp pháp, cũng như nhiều sự lựa chọn khác nhau để khách hàng có cơ hội so sánh. Nó sẽ giúp khách hàng có cơ hội cân, đong, đo, đếm... tìm ra được những tiện ích khi họ sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn.

Bốn là, Không nói quá nhiều về sản phẩm cũng như công ty của bạn. Tránh tuyệt đối nói xấu đối thủ cạnh tranh. Luôn luôn đề cao những ưu việt sản phẩm của mình. Như vậy, vô hình dung bạn đã cho khách hàng thấy sản phẩm của mình hơn sản phẩm của đối thủ.

Năm là, Đối với những khách hàng lần đầu tiên sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn cũng như lần đầu tiên sử dụng sản phẩm, dịch vụ mà công ty bạn và đối thủ cạnh tranh đang cung cấp, bạn nên có sự quan tâm đặc biệt. Hướng dẫn cẩn thận, kiên trì lắng nghe và nên kiểm tra xem khách hàng có hài lòng hay gặp trục trặc gì không.

Thế Anh – P.QLKH và HTQT
Nguồn: saga.vn

Read more »

5 bước trong giải quyết xung đột với khách hàng

5 bước trong giải quyết xung đột với khách hàng Là một người bán hàng chuyên nghiệp hay một nhân viên dịch vụ khách hàng trong một doanh nghiệp, bạn không tránh khỏi những tình huống xung đột với khách hàng. Vậy làm thế nào để bạn không bị cảm xúc của mình cuốn trôi theo cơn bực bội của các thượng đế? Làm thế nào để khách hàng nói lời cảm ơn bạn dù trước đó họ vẫn còn trong cơn bốc hỏa? Đó có lẽ là một câu hỏi khó với ngay cả những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. 1. Hãy tư duy một cách tích cực Có nhiều người nghĩ rằng, khách hàng phàn nàn về sản phẩm hay dịch vụ của mình nghĩa rằng đó là điều không tốt. Nhưng nếu bạn xét ở một khía cạnh khác thì bạn sẽ thấy rằng đó là một điều tốt, là cơ hội để bạn không ngừng hoàn thiện về sản phẩm và dịch vụ của mình. Khách hàng có quan tâm đến công ty bạn thì họ mới phàn nàn với bạn và cho bạn cơ hội sửa đổi. Nếu khách hàng không phàn nàn mà lẳng lặng bỏ đi sang công ty khác thì bạn cũng đâu còn cơ hội để sửa chữa sai lầm. Mỗi khi khách hàng không hài lòng với bạn về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, hãy nghĩ lạc quan coi đây là thử thách mình cần vượt qua. 2. Đừng để cảm xúc của bạn bị cuốn trôi Nhiều người bán hàng hay nhân viên dịch vụ khách hàng thất bại bởi không thể kiểm soát được cảm xúc của mình mỗi khi gặp phải khách hàng khó tính. Họ thường bị những cơn bực tức của khách hàng cuốn trôi. Bạn nên hiểu, đã là khách hàng họ có quyền phàn nàn về sản phẩm của bạn dù nó có hoàn hảo đến đâu. Bản thân bạn cũng vậy, khi ra ngoài cửa hiệu mua một cái áo, bạn cũng tìm mọi cách chê lên chê xuống thì không lẽ gì khách hàng của bạn không có quyền làm như vậy? Trong những tình huống đó, bạn hãy hít thở thật sâu và tự thưởng cho mình một cốc nước lạnh để lấy lại bình tĩnh. 3. Giúp khách hàng giải tỏa cơn bực bội Khi khách hàng nóng giận, nhu cầu cao nhất của họ nhiều khi chỉ để “xả cho bõ ghét”. Trong những tình huống như vậy bạn hãy sẵn sàng làm bị bông cho họ đấm nhưng không phải là mọi vấn đề. Hãy học và sử dụng kỹ năng lắng nghe của bạn. Hãy đặt mình vào vị trí khách hàng để hiểu cảm xúc của họ. Hãy để khách hàng thấy bạn đang đứng về phía họ, là một người bạn của họ. Những cái gật đầu, những ngôn từ dạ, vâng ạ, thế ạ, thật không… lúc này lại có tác dụng lạ kỳ. Bạn hãy thử xem sẽ thấy ngay tác dụng của nó. 4. Tìm hiểu thông tin về vấn đề Mọi chuyện xảy ra đều có lý của nó, không có lửa làm sao có khói đó là nguyên tắc bất di bất dịch của nghề bán hàng và dịch vụ khách hàng. Khách hàng không bao giờ sai, chỉ có cách tiếp cận của bạn là sai. Hãy đặt câu hỏi khéo léo để tìm hiểu nguyên nhân thực sự tại sao khách hàng bực tức như vậy về dịch vụ của bạn. Những câu hỏi mở như: Anh chị có thể nói rõ hơn được không ạ? Em có thể giúp gì cho anh chị ạ?... sẽ khiến khách hàng “được lời như mở tấm lòng” sẽ chia sẻ hết tâm gan của họ với bạn giúp bạn tìm hiểu thực chất vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. 5. Giúp khách hàng lựa chọn giải pháp tốt nhất. Một dịch vụ hoàn hảo phải luôn coi vấn đề của khách hàng như là vấn đề của mình. Mỗi khi khách hàng gặp trở ngại, mỗi nhân viên phải nhận đó là trách nhiệm của mình và giúp khách hàng lựa chọn những giải pháp tốt nhất. Nếu khách hàng gặp phải sự cố hỏng học máy tính do bạn cung cấp, hãy để khách hàng thấy bạn sẽ cử nhân viên của bạn đến và khắc phục sự cố ngay cho họ. Khách hàng không quan tâm bạn sẽ thực hiện các giải pháp đó như thế nào, họ chỉ quan tâm đến vấn đề và kết quả mà họ nhận được. Hãy luôn thể hiện cho khách hàng thấy bạn, công ty bạn có một chất lượng dịch vụ hoàn hảo ra sao qua tiến độ thời gian và chất lượng phục vụ. Khách hàng khó tính là cơ hội để bạn không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cho doanh nghiệp mình. Chinh phục được trái tim những khách hàng khó tính, bạn sẽ có được những khách hàng tuyệt đối trung thành cho chính doanh nghiệp mình bởi vì sẽ có rất ít công ty có thể giúp họ hài lòng như công ty bạn. Đức Tú Theo ketnoisunghiep

Read more »